Dieser Artikel erklärt, wie man eine Stellvertretung hinzufügt. Stellvertretungen erlauben es Kollegen, auf das Postfach zuzugreifen, während man vorübergehend abwesend ist. Soll ei anderer dauerhaft auf das Postfach zugreifen können, so sollte hierfür ein ticket an support{at}kfhlegal.de geschickt werden, damit dies auf dem Server direkt eingerichtet werden kann.

Stellvertretung einrichten

Zur Einrichtung der Stellvertretung sind an mehreren Stellen Zugriffsrechte zu definieren, was eine genaue Steuerung erlaubt.Andererseits müssen auch alle diese Schritte befolgt werden, damit es funktioniert.

1. Grundsätzlichen Zugriff gewähren

In Outlook auf "Datei" und dort bei "Kontoeinstellungen" auf "Zugriffsrechte für Stellvertretung"

Dann auf "Hinzufügen"

und einen Benutzer aus der Liste auswählen mit Doppelklick, so dass er/sie unten auftaucht

Dann mit OK bestätigen.

Im folgenden Fenster können dann die Berechtigungen für das Konto definiert werden. Für die E-Mails ist im Posteingang die notwendige Berechtigungsstufe auszuwählen, in der Regel ist dies "Prüfer". Damit kann der Stellvertreter die E-Mails lesen, aber nicht weiter verändern.

2. Kontozugriff gewähren

Weil es natürlich nicht so einfach ist, muss sodann noch der eigentliche E-Mail-Ordner freigegeben werden. Dies geschieht durch Rechtsklick auf den Namen des Postfachs (z.B. name@kfh.legal) in Outlook und dort "Ordnerberechtigungen"

Hier muss das Procedere von vorhin wieder durchlaufen werden über Hinzufügen und dann über Berechtigungsstufe die Berechtigungen vergeben werden.

3. Ordnerzugriff gewähren

Weil Outlook keine Berechtigungen vererbt, muss das Spiel nochmals für jeden Ordner, der freigegeben werden soll, wiederholt werden. In der Regel wird das der Posteingang sein, also Rechtsklick auf Posteingang => Eigenschaften => Berechtigungen => Hinzufügen und dann wieder Berechtigungsstufe einstellen für den Stellvertreter und "OK".

Als Stellvertreter agieren

Wem Zugriff auf ein Postfach gewährt wurde, kann dieses sich anzeigen lassen wie das eigene und sonstige freigegebene Postfächer.

1. Temporär öffnen

Will man das Postfach nur einmal öffnen, geht dies über Datei => Öffnen und Exportieren => Ordner eines anderen Benutzers

Dort einfach die E-Mail-Adresse des Vertretenen eingeben und das Postfach wird geöffnet.

2. Dauerhaft anzeigen lassen (solange Rechte eingeräumt sind)

Will man das Postfach dauerhaft anzeigen lassen in seinem Outlook, geht das über Datei => Kontoeinstellungen => Kontoname...

Hier klickt man auf Weitere Einstellungen und im nächsten Fenster dann auf "Erweitert" und "Hinzufügen"

Hier gibt man wieder die E-Mail-Adresse des Vertrenen ein und klickt OK. Der Name taucht dann unter "Zusätzlich diese Postfächer öffnen" auf. Danach schließt man das Fenster mit "OK" und das andere Fenster mit Weiter und Vorgang abgeschlossen.

Nach einem Outlook-Neustart sollte der freigegebene Ordner sodann in der Liste angezeigt werden.